چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟

حتما با افرادی مواجه شده اید که در طول روز کارهای زیادی را انجام می دهند و همیشه کارهایشان را به موقع تحویل می دهند و همچنین افرادی را نیز دیده اید که همواره می گویند که زمان کافی برای انجام کارها در اختیار نداشته و تاخیر برایشان پدیده ای طبیعی است. اما کدام گروه از این افراد را می توان حرفه ای و کدام یک را نامنظم و مبتدی می دانید؟. پاسخ به این سوال می تواند در مهارت مدیریت زمان افراد یافت شود، مهارتی که سبب بهینه مصرف کردن مهم ترین منبع یعنی زمان شده و می تواند سبب تمایز افراد از هم باشد. در این یادداشت به ارائه نکاتی ساده پیرامون مدیریت زمان پرداخته شده است که در صورت رعایت می تواند بسیار مفید واقع شود.

1- جست و جو

می توانید در طول یک یا دو هفته، بدون توجه به مدیریت زمان، تمام کارهایی را که در طول روز وقت صرف آنها می کنید را یادداشت نموده و میزان زمان صرف شده برای آنها را نیز ثبت نمایید. با این کار قادر خواهید بود تا مراکزی که زمان شما را به خود اختصاص می دهند را شناسایی نمایید.

2- برنامه ریزی ساده

تمام کارهایی را که در مرحله قبل شناسایی نموده اید پیش روی خود قرار دهید و به بررسی این موضوع بپردازید که کدام یک از آنها را می خواهید سریع تر به اتمام برسانید. همچنین از میان کارهایی خود پروژه های اصلی و کارهای کلیدی را مشخص و متمایز نمایید.

3- اولویت بندی

از میان کارهای خود مهم ترین آنها را مشخص نموده و تا انتهای کارهای خود این اولویت را رعایت نمایید و تمام آنها را شماره گذاری و صف بندی کنید. منظور از اولویت بندی حذف برخی از کارها و انجام تنها بخشی از آنها نیست، بلکه رعایت تقدم و تاخر بر حسب اهمیت در امور می باشد تا آنجا که تمامی کارها به سرانجام برسند.

4- زمان بندی

بهترین زمانی که می توانید در آن کارهای با اولویت بالای خود را به اتمام برسانید مشخص، و سپس اگر زمانی باقی ماند به کارهای دیگر اختصاص دهید. در واقع وقتی زمانی را به کارهای مهم اختصاص می دهید، همانند آن است که مرزی برای آن مشخص می کنید و اجازه ورود کارهای دیگر را به آن مرز نمی دهید، مگر آنکه به اتمام رسیده باشد.

5- ارتباطات و پاسخگویی

پاسخگویی به ایمیل یا سر زدن مدام به شبکه های اجتماعی می توانند زمان زیادی را به خود اختصاص داده و تمرکز انسان را بر هم بزنند. بنابراین سعی کنید برای ارتباطات مجازی، پاسخگویی به ایمیل، تلفن یا جلسات خود زمان های مشخصی را اختصاص دهید که در آن زمان ها کمترین بهره وری را دارید و زمان های طلایی خود را صرف امور با اولویت بالا کنید که در آن زمان ها از تمرکز و بهره وری بیشتری برخوردارید. برخی از افراد در ساعات ابتدایی روز و برخی در انتهایی روز از تمرکز و بهره وری زیادی برخورداند. سعی کنید زمان های طلایی خود را شناسایی و بر حسب اهمیت به کارهای مهم تر یا کم اهمیت تر اختصاص دهید.