چگونه می توان از داده و اطلاعات در جذب و نگهداشت استفاده کرد؟

داده ها تا زمانی که به اطلاعات تبدیل نشده باشند ارزشی نداشته و آنچه که معنای این ارزش را می سازد، تصمیم گیری و منجر کردن اطلاعات به اقدام است. استفاده از داده ها و اطلاعات می تواند کیفیت تصمیمات را بسیار تغییر داده و سرنوشت سازمان و سرمایه های انسانی مربوط به آنرا تغییر دهد. یکی از مهم ترین زمینه های استفاده از داده ها واطلاعات در جذب و نگهداشت سرمایه ها و استعدادهای سازمانی است که در این یادداشت به ارائه نکاتی پیرامون جایگاه کاربردی داده در آن حوزه ها پرداخته می شود.

1- یافتن استعدادهای متناسب و صحیح

با توجه به تفاوت هایی که انسان ها باهم دارند، هیچگاه نمی توان دو نفر را یافت که از ظرفیت و استعداد یکسانی برخوردار باشند. این تفاوت ها می تواند باعث شود تا نتایجی که سازمان ها از منابع انسانی خود به دست می آورند نیز متناسب با انتخابی که از آنها داشته، متفاوت شده و باعث تمایز سازمان ها از هم شود و مزیت رقابتی آنها را تحت تاثیر قرار دهد. بنابراین در هنگام یافتن بهترین و متناسب ترین استعدادها و سرمایه های انسانی برای سازمان باید به هزینه منفعتی که هر فرد می تواند در نتیجه بروز استعدادهای خود در سازمان داشته باشد توجه کرد و این جایی است که داده و اطلاعات می تواند نقش مهمی داشته باشد. داده هایی که در این مرحله نقش آفرینی می کنند، شامل داده هایی می شود ک مربوط به منبع یابی صحیح برای کشف و جذب استعدادها، نتایج استخدامی قبلی از منابع موجود، وضعیت ماندگاری و ارزش افزوده آنها، کیفیت عملکردی و بهره وری افرادی که از منابع موجود جذب شده اند و سایر داده هایی باشند که می توانند در جذب و نگهداشت استعدادها اهمیت داشته باشند.

2- استفاده از کلید واژه ها و انتظارات صحیح

بازیگران صحنه مدیریت منابع انسانی می توانند با استفاده از داده ها، به کلید واژه هایی که سبب جذب صحیح تر استعدادها شده و در آنها انگیزه ارسال درخواست استخدامی می کنند را شناسایی نموده و به بهره برداری از آنها بپردازند. همچنین استفاده از واژه های صحیح و متناسب در جذب می توانند کیفیت و شفافیت انتظارات را نیز افزایش داده و باعث جذب افرادی شود که با ادبیات سازمانی و فرهنگ سازمانی نیز سازگارتر بوده و موجب نگهداشت بهینه آنها و هم سویی نگرششان با سازمان باشد.

3- انتخاب معیارهای جذب و استخدام صحیح

داده های می توانند موجب شوند تا سوالات متناسب و صحیحی نیز برای مصاحبه های استخدامی طراحی شده و در مواجه با داوطلبان گوناگون به ارائه معیارهایی پرداخته شود که داده محور بوده و سبب شناسایی بهترین استعدادها از میان آنها می شود. علاوه بر داده محور نمودن سوالات و شیوه های جمع آوری اطلاعات مربوط به داوطلبین مشاغل، می توان از داده ها برای شناسایی ظرفیت بالقوه آنها نیز استفاده کرد و میزان انتظار عملکردی که از آنها می رود را در نظر داشت و به تناسب عملکرد و استعداد لازم به جذب پرداخت و به نوعی ظرفیت سازمان و فرد را با هم همسو کرد.

4- شناسایی ظرفیت توسعه و رشد

تحلیل داده های مربوط به هر یک از داوطلبین مشاغل که به درستی و با توجه به سوالات و شیوه های داده محور مصاحبه جمع آوری شده باشند، می توانند سبب شوند تا بانک اطلاعاتی خوبی از داوطلبین شکل یافته و ظرفیت آنها را نیز با هم مقایسه شود. برخی از داوطلبین علی رغم ظرفیت بالایی که در برخی از جنبه های رفتاری یا تخصصی دارند، نیازمند آموزش و توسعه در برخی دیگر از جنبه ها هستند تا به داوطلب مطلوب برای جذب تبدیل شوند. ارائه نظر و تصمیم گیری در این شرایط بدون داده های صحیح امکان پذیر نبوده و ممکن است منجر به برخورد سلیقه ای و متعصبانه شود. بنابراین استفاده از داده ها در شناسایی ظرفیت بالقوه افراد علاوه بر آنکه می تواند بخش جذب و استخدام سازمان را به واحد مدیریت استعدادها بیشتر نزدیک کند، سبب فراهم شدن زمینه شناخت و بهبود نقاط ضعف و اسقبال افراد برای محک زدن خود نیز می شود.

5- شایسته سالاری و شایسته پروری

هنگامی که فرهنگ سازمانی بر اساس شایسته سالاری قرار گرفته و ساخته شده باشد، جذب و نگهداشت آن سازمان نیز بر اساس شایستگی خواهد بود. شایسته سالاری سبب افزایش رقابت صحیح میان کارکنان شده و موجب افزایش عملکرد و بهره وری سازمان نیز می شود. بدون توجه به داده ها نمی توان معیار مناسبی برای شایستگی در سازمان داشت و تعریف مناسبی از شایستگی ارائه نمود. همچنین توجه به داده ها در زمینه شایسته محوری موجب بروز عدالت در سازمان شده و افراد با شفافیتی مواجه خواهند شد که باید به چه معیارهایی نزدیک شوند تا بتوانند به استخدام سازمانی در آمده و در آن رشد نمایند. این کاربرد داده در شایسته محوری موجب شناساندن سازمان به عنوان سازمانی شایسته پرور شده و سبب جذب بیشتر استعدادها می شود.