چگونه جلسه بازخورد را اداره کنیم؟

یکی از مهم ترین مراحلی که باید در فرایند مدیریت عملکرد به آن توجه کرد، جلسات بازخورد است که می تواند در بهبود و قدردانی فرد بسیار موثر باشد. برگزاری جلسات بازخورد باعث می شود تا فرد از نقاط مثبت و منفی عملکردی خود آگاه شده و با توجه به فضای گفت و گویی موجود در جلسه فرصت جبران را برای خود فراهم بداند. در این یادداشت به ارائه نکاتی پیرامون چگونگی برگزاری بهتر جلسات بازخورد عملکردی پرداخته شده است.

1- تمرکز بر نقاط قوت

تمرکز بر نقاط قوت در جلسات بازخورد باعث می شود تا مقاومت مخاطب نسبت به شنیدن بازخورد از بین رفته و پذیرای هر دوی نقاط مثبت و منفی عملکرد خود باشد. بهتر آن است که جلسات بازخورد را با بیان تقاط مثبت عملکردی آغاز کرده و پس از بیان آنها و گفت و گو در مورد علل شکل گیری نقاط مثبت عملکردی، در مورد بهبودهای صورت گرفته نسبت به دوره های قبلی ارزیابی عملکرد نیز صحبت کرده و در همین حین به ارائه نقاط منفی و ضعف عملکردی بپردازید. گفت و گو در مورد نقاط منفی عملکردی باید به همراه مستندات بوده و بر اساس نتایج ملموس در مورد آنها بحث شود تا مخاطب نتایج عینی خود را دیده و از میزان رشد لازم برای بهبود نقاط ضعف عملکردی خود آگاه شود.

2- عدم فرضیه سازی و علت تراشی

گفت و گو در مورد ریشه ها و فلسفه عملکردی در جلسه ارائه بازخورد معمولا منجر به قضاوت های اشتباهی می شود که فرد نمی تواند به دفاع و شفاف سازی آنها بپردازد. بنابراین بهترآن است که در جلسات بازخورد صرفا در مورد نتایج عملکردی و شغلی بحث شود و سعی در فرضیه سازی و قضاوت در مورد شخصیت یا علل دیگر عملکردی نشود. البته توجه به این نکته ضروری است که اگر مخاطب خود به بیان علل عملکردی پرداخته و فرضیاتی که ممکن است منجر به آن نتایج شده باشد را بیان کند، می توان سعی در هدایت او کرد تا علت اصلی یافت شود. همچنین در صورتی که علل اصلی نتایج عملکردی را می دانید و صرفا حالت فرضی و حدسی نسبت به آنها ندارید، می توانید آنها را بیان کرده و در این مواقع به یاد داشته باشید که قضاوت شما می تواند بر چسبی باشد که مخاطب به تمامی جنبه های شخصی و شغلی شما خواهد زد.

3- ارائه گفت و گوی شفاهی و غیر مکتوب

در طول جلسه بازخورد سعی کنید تا نکاتی که بیان می کنید و صحبت هایی که مخاطب شما در مورد عملکرد خود ارائه می دهد را مدام یادداشت نکرده و خصوصا این نکته را در مورد نقاط ضعف و منفی عملکرد وی رعایت کنید. بهتر آن است که در ابتدای جلسه برگه ای را در اختیار او قرار داده و از وی بخواهید تا نکات مهمی که بیان می شود را خود ثبت و یادداشت نماید و شما از نوشتن در طول جلسه بازخورد بپرهیزید. رعایت این نکته حتی در مواقعی که تهیه صورت جلسه مکتوب ضروری است نیز قابل انجام بوده و می توان در انتهای جلسه و به صورت اشتراکی به تهیه مستندات جلسه بپردازید یا این کار را به بعد از جلسه بازخورد موکول نمایید. همچنین می توانید در طول جلسه بازخورد به ثبت مجدد نقاط بهبود یافته وی نسبت به دوره های قبلی پرداخته و سعی در توجه بیشتر به آنها و از طریق نوشتن کنید.