چگونه جلساتی مفیدتر داشته باشیم؟

جلسه می تواند زمینه ساز تصمیماتی شوند که جهت گیری سازمان و موفقیت آن را تعیین و تضمین می کند و از طرفی نیز می تواند به پدیده ای تبدیل شود که زمان زیادی را در سازمان اتلاف کرده و متناسب با منابعی که صرف آن می شود بازدهی ندارد. بنابراین مدیریت جلسات سازمانی می تواند بسیار حائز اهمیت و تعیین کننده بوده و سبب مصرف بهینه منابع سازمانی شود. در این یادداشت به ارائه نکاتی پرداخته شده است که می تواند سبب مصرف بهینه زمان جلسات شود.

1- رفع مشکلات فنی

مشکلات فنی می تواند سبب تاخیر در شروع و حین جلسه شده و زمان تخصیص داده شده برای محتوای جلسه را به هدر دهد. این مشکل در جلساتی شایع تر است که ارائه های الکترونیکی داشته یا به صورت مجازی برگزرار می شوند. بنابراین بهتر آن است که قبل از جلسه به بررسی آمادگی فنی جلسات پرداخته شده و همچنین افرادی که ارائه دارند نیز بتوانند بدون وجود زیرساخت های فنی به ارائه بپردازند.

2- برنامه ریزی جلسات کوتاه

هنگامی که جلسات در قالب های زمانی طولانی برنامه ریزی می شوند، زمان زیادی برای پرداختن به حواشی در اختیار اعضای جلسه قرار گرفته و می تواند سبب کاهش کارایی جلسه و اتلاف زمان در آن شود. بنابراین آن بهتر است تا آنجا که می توان جلسات را کوتاه تر برنامه ریزی نمود تا زمان جلسه تنها صرف بیان نکات اصلی و اشاره شده در دستور جلسات شود.

3- تعیین عنوان دقیق و جزئی جلسه

هنگامی که عنوان نعیین شده برای جلسات باز باشد، می تواند زمینه ساز اتلاف وقت در جلسات شود. بنابراین در دستور جلسات و در هنگام تنظیم جلسات، به تعیین عنوان دقیقی بپردازید که نیازمند بحث و تصمیم گیری در جلسه باشند. همچنین می توان در دستور جلسات به تعیین این عناوین نیز پرداخت: داده هایی که باید در جلسه ارائه شود، سوالاتی که باید جواب داده شود و حوزه ای که باید در مورد آن تصمیم گیری شود.

4- ارائه داده ها و گزاره ها

بهتر آن است که در جلسات گفته هایی بیان شود که داده های آن موجود بوده و صرفا به توضیح در چارچوب آن داده ها و گزاره ها پرداخت. صحبت کردن بدون داده می تواند به صورت نامحدود ادامه یافته و سبب اتلاف زمان جلسه شود، بنابراین بهتر آن است که رویکرد جلسات داده محور شده و به ارائه مستندات پرداخته شود.

5- رعایت نقش ها در جلسات

در جلسات افراد متفاوتی می توانند حضور داشته باشند که اهمیت آنها در تصمیم گیری و بررسی مسائل مطرح شده در جلسات، یکسان نبوده و از وزن یکسانی برخوردار نیستند. بنابراین بهتر آن است که متناسب با فرهنگ سازمانی خود به اجرای شیوه هایی بپردازید که افراد در چارچوب نقش خود در جلسات از فرصت جلسه استفاده کرده و سبب اتلاف وقت نشوند. همچنین بهتر آن است که قبل از دعوت افراد به جلسه به تناسب نقش آنها با عنوان و محتوی جلسه توجه شود.

6- عدم شرکت در جلسات نامرتبط

باید توجه داشت که شرکت در تمامی جلساتی که به آن دعوت می شوید لازم نبوده و خود نیز باید تناسب نقش را با جلسه رعایت نمایید. زمانی که در اختیار شما برای حضور در سازمان در نظر گرفته شده است، مربوط به تمامی وظایف شما بوده و اگر از آن به درستی استفاده نکرده و در تخصیص آن دقت نکنید، شاهد ضعف در حوزه هایی خواهید بود که زمان لازم برای تصدی آنها را صرف امور دیگر و از جمله جلسات کرده اید.